Arbeiten und Reisen verbinden – wie wir unsere Reisen planen und welche Risiken wir berücksichtigen
Arbeiten und Reisen verbinden – genau das ermöglicht uns, länger unterwegs zu sein, ohne dass ich meine berufliche Tätigkeit dafür vollständig unterbrechen muss. Was heute für uns ziemlich selbstverständlich wirkt, hat sich allerdings über viele Jahre entwickelt.
Am Anfang bedeutete mobiles Arbeiten für mich vor allem: Laptop mitnehmen, Internetzugang sicherstellen und unterwegs das erledigen, was gerade notwendig war. Mit der Zeit haben wir festgestellt, dass es so einfach nicht ist. Eine schlechte Internetverbindung, ein ungeplanter Kundenanruf oder ein Termin während eines Fahrtages reichen aus, um aus einer eigentlich entspannten Reise ziemlich schnell eine stressige Situation zu machen.
Früher war unsere Reiseplanung deutlich einfacher
Früher haben wir unsere Reisen wesentlich weniger umfangreich geplant als heute. Unsere Kinder beziehungsweise später unser Sohn reisten noch mit und der Familienurlaub stand im Vordergrund. Meistens fuhren wir zu einem Ziel und blieben dort längere Zeit. Häufige Ortswechsel und Zwischenstopps spielten eine deutlich kleinere Rolle als heute.
Wenn ich während eines solchen Urlaubs arbeiten musste, achteten wir darauf, einen Campingplatz oder ein Appartement mit einer brauchbaren Internetverbindung zu wählen. Meine Ausstattung war überschaubar: mein eigener Laptop oder der eines Kunden und eine Maus. Für den Internetzugang nutzte ich entweder das WLAN der Unterkunft oder mein Smartphone.
Für ein paar Stunden funktionierte das durchaus. Bei längeren Arbeitszeiten merkte ich allerdings schnell, wie anstrengend diese minimalistische Ausstattung war. Deshalb versuchte ich unterwegs vor allem Aufgaben zu erledigen, für die ich wenig zusätzliche Unterlagen benötigte und nicht ständig zwischen verschiedenen Informationen und Anwendungen wechseln musste.
Mit der Zeit haben sich nicht nur meine technische Ausstattung und die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens verändert. Auch die Art, wie wir reisen, ist heute eine völlig andere.
Heute planen wir Reisen anders
Heute bleiben wir nur noch selten länger als eine Woche an einem Ort, häufig sind es sogar nur wenige Tage. Wir möchten unterwegs mehr sehen, verschiedene Regionen kennenlernen und unsere Reise genießen.
Gleichzeitig ermöglicht mir das mobile Arbeiten, länger unterwegs zu sein, als es bei einem klassischen Urlaub möglich wäre. Wir versuchen unsere Reisen so zu planen, dass Arbeit möglich ist, wenn sie notwendig oder bewusst eingeplant ist – ohne dass sie unseren gesamten Tagesablauf bestimmt.
Wenn wir mit dem Wohnmobil unterwegs sind, begrenzen wir unsere Fahrtage in der Regel auf maximal etwa 500 Kilometer. An Tagen, an denen wir mehrere Tage an einem Ort bleiben, lässt sich notwendige Arbeit dagegen wesentlich besser einplanen.
Fahrtzeit ist Fahrtzeit
Was ich heute möglichst vermeide, sind fest vereinbarte Termine während der eigentlichen Fahrtzeit.
Früher dachte ich durchaus: Wenn wir ohnehin mehrere Stunden unterwegs sind, kann ich zwischendurch eine Pause machen und in dieser Zeit einen Termin wahrnehmen. Inzwischen weiß ich aus Erfahrung, dass sich eine solche Planung schnell als Fehler herausstellen kann.
Deshalb plane ich während unserer Fahrt grundsätzlich keine festen Termine mehr ein. Wenn ein wichtiger Anruf eingeht, nehme ich ihn natürlich an, sofern die Situation es zulässt. E-Mails und Rückrufe können dagegen warten, bis wir unseren nächsten Standort erreicht haben.
Auch bei einem Zwischenstopp für nur eine Nacht plane ich möglichst wenig feste Arbeit ein.
Das Ziel ist nicht, möglichst viele Arbeitsstunden in eine Reise hineinzubekommen. Ich möchte die notwendigen Arbeitszeiten so legen, dass möglichst viel gemeinsame Reisezeit übrig bleibt.
Nicht jede freie Stunde ist eine gute Arbeitsstunde
Nur weil ich an einem Ort theoretisch arbeiten könnte, heißt das noch lange nicht, dass es auch sinnvoll ist.
Das gilt zum Beispiel für Flugreisen. Natürlich könnte ich am Flughafen den Laptop aufklappen und die Wartezeit nutzen. Für mich funktioniert das aber nur eingeschränkt. Durchsagen, viele Menschen, ein Gate-Wechsel oder der Beginn des Boardings sorgen dafür, dass ich immer wieder aus meiner Arbeit herausgerissen werde.
Unterwegs mit der Bahn
Auf längeren Dienstreisen mit der Bahn habe ich dagegen immer gern gearbeitet. Für Aufgaben, die ich lokal auf dem Rechner erledigen konnte, ließ sich die Fahrzeit gut nutzen.
Schwieriger wird es, sobald eine stabile Verbindung notwendig ist. Das WLAN in deutschen Fernzügen ist nach meiner Erfahrung zwar deutlich besser geworden, für einen wichtigen Online-Termin würde ich mich darauf aber nicht verlassen. In der Schweiz habe ich dagegen sowohl in Fern- als auch in Nahverkehrszügen deutlich bessere Erfahrungen gemacht.
Bei einer Geschäftsreise kann es sinnvoll sein, die Zugfahrt oder den Flug für die Vorbereitung oder Dokumentation zu nutzen. Auf einer gemeinsamen privaten Reise kann dieselbe Zeit etwas ganz anderes sein.
Das größte Risiko bleibt die Internetverbindung
Bei fast allen Formen des mobilen Arbeitens gibt es einen Punkt, den wir trotz guter Planung nie vollständig unter Kontrolle haben: die Mobilfunk- und Internetverbindung.
Heute sind wir technisch wesentlich besser aufgestellt als früher und weitgehend unabhängig vom WLAN eines Campingplatzes, Hotels oder Appartements. Eine gute Verbindung garantiert das trotzdem nicht.
Gerade außerhalb größerer Städte erleben wir immer wieder schlechten Mobilfunkempfang. Nach unseren Erfahrungen ist das insbesondere in Deutschland, teilweise aber auch in Italien ein Thema.
Das WLAN eines Campingplatzes ist nicht automatisch die Lösung. Früh morgens funktioniert die Verbindung teilweise noch erstaunlich gut, später nimmt die Leistung mit steigender Zahl der Nutzer deutlich ab. Für ein paar E-Mails mag das reichen, bei einem Online-Meeting oder beim Arbeiten in einem Kundensystem sieht es anders aus.
„WLAN vorhanden“ oder eine gute Mobilfunkabdeckung auf der Netzkarte bedeutet deshalb für mich noch nicht, dass ich dort zuverlässig arbeiten kann.
Technik hilft – aber sie löst nicht jedes Problem
Unsere technische Ausstattung haben wir über die Jahre deutlich verbessert. Welche Technik wir dafür nutzen und welche Erfahrungen wir damit gemacht haben, beschreiben wir ausführlicher unter Technik & Internet →.
Trotzdem lässt sich nicht jedes Verbindungsproblem technisch lösen. Auch die beste Ausstattung hilft wenig, wenn am Standort schlicht kein ausreichend leistungsfähiges Netz vorhanden ist.
Deshalb gehört für mich zum mobilen Arbeiten auch die Möglichkeit, einen Plan zu ändern.
Was schiefgehen kann – und was ich daraus gelernt habe
Dass ich heute Fahrtage möglichst von festen Terminen freihalte, hat einen einfachen Grund: Ich habe es früher anders gemacht.
Bei einer Fahrt hatte ich einen Termin so eingeplant, dass wir vorher längst an unserem Ziel sein sollten. Durch einen Stau kamen wir jedoch deutlich langsamer voran. Irgendwann war klar, dass wir es nicht rechtzeitig schaffen würden, und ich musste mir unterwegs einen Parkplatz für den Termin suchen.
Dort kam das nächste Problem: Es gab keine brauchbare Internetverbindung und mit meiner damaligen technischen Ausstattung konnte ich auch nicht über das Smartphone ausweichen. Mir blieb nur die Möglichkeit, telefonisch teilzunehmen.
Ich erklärte den anderen Teilnehmern zu Beginn meine Situation. Trotzdem war der Termin unangenehm: Ich hatte nicht meine gewohnte Arbeitsumgebung, konnte keine Bildschirminhalte teilen und eine kurzfristige Verschiebung war ebenfalls keine vernünftige Option mehr.
Seitdem plane ich wichtige Termine nicht mehr so, dass sie nur funktionieren, wenn eine längere Anreise exakt nach Plan verläuft.
Manchmal ist Verschieben die bessere Lösung
Eine andere Situation hatten wir auf einem Campingplatz. Wir standen bereits auf unserem Platz und ich hatte einen Online-Termin geplant.
Kurz vorher stellte sich allerdings heraus, dass weder das WLAN des Campingplatzes noch meine Mobilfunkverbindung ausreichend stabil waren. Selbst ohne Kamera war keine zuverlässige Teilnahme möglich.
Da der Termin nicht zeitkritisch war, erklärte ich die Situation und bat um eine Verschiebung. Auch die geplanten Arbeiten in den Kundensystemen konnte ich auf einen späteren Zeitpunkt verlegen.
Nicht jedes technische Problem braucht eine technische Lösung.
Erreichbar heißt noch lange nicht arbeitsfähig
Wir waren beim Wandern auf einem Berg, als mich ein Kunde anrief. Kurz vor der anstehenden Entgeltabrechnung musste noch eine Anpassung an einem Formular vorgenommen werden – und zwar möglichst kurzfristig.
Ich war telefonisch erreichbar. Nur half das in diesem Moment wenig. Ich hatte weder meine technische Ausstattung dabei noch befand ich mich an einem Ort, an dem ich mich in das Kundensystem einloggen und die Änderung vornehmen konnte. Es folgten mehrere Telefonate und letztlich mussten wir unsere Wanderung abbrechen.
Diese Situation hat meine Arbeitsorganisation nachhaltig verändert. Bei Aufgaben, bei denen kurzfristig ein technischer Eingriff erfolgen oder eine Entscheidung getroffen werden muss, reicht es nicht, dass ich mein Smartphone dabeihabe. Heute stimme ich mich für solche Fälle mit entsprechenden Vertretungen ab, die bei Bedarf eingreifen können.
Erreichbar zu sein bedeutet nicht automatisch, auch arbeitsfähig zu sein.
Arbeitszeit ist auf Reisen auch gemeinsame Zeit
Wenn wir gemeinsam unterwegs sind, betrifft meine Arbeitsplanung natürlich nicht nur mich. Ein Termin, den ich für zwei Stunden einplane, ist schließlich auch Zeit, in der wir nichts gemeinsam unternehmen können. Deshalb stimmen wir geplante Termine vorher miteinander ab.
Bei Hotelaufenthalten schaue ich möglichst schon im Vorfeld, ob es einen ruhigen Bereich gibt, in dem ich vernünftig arbeiten kann. Alternativ kann ich im Hotelzimmer arbeiten, wenn meine Frau währenddessen ohnehin etwas unternehmen möchte.
Im Wohnmobil nehme ich Online-Termine normalerweise direkt im Fahrzeug wahr. Dort habe ich meine gewohnte Ausstattung und störe mit meinen Gesprächen nicht die Nachbarn auf dem Stell- oder Campingplatz. Mit einem Headset funktioniert das auch, wenn wir beide im Wohnmobil bleiben.
Noch einfacher ist es bei Arbeiten ohne festen Termin. Da ich meistens ungefähr zwei Stunden früher aufstehe, kann ich die ruhige Zeit am Morgen nutzen, um beispielsweise in einem Kundensystem zu arbeiten, eine Dokumentation zu erstellen oder Unterlagen vorzubereiten. Eine andere Möglichkeit ist der Abend, wenn ohnehin jeder etwas für sich macht.
Feste Termine werden deshalb gemeinsam eingeplant. Flexible Arbeit sucht sich dagegen möglichst die Lücken, die sich ohnehin ergeben.
Wie wir eine längere Reise heute planen
Bei einer längeren Reise beginnen wir teilweise schon bis zu einem Jahr vorher mit der Planung. Das liegt vor allem daran, dass wir an die Schulferien gebunden sind und in dieser Zeit viele attraktive Camping- und Stellplätze früh ausgebucht sein können.
Ein gutes Beispiel ist eine geplante Spanienreise, bei der wir vier bis fünf Wochen unterwegs sein möchten. Zunächst legen wir gemeinsam die grobe Richtung und die wichtigsten Ziele fest. Erst danach entsteht daraus eine konkrete Route.
Der erste Abschnitt führt uns über mehrere Fahrtage nach Lyon, wo wir drei Tage bleiben möchten. Anschließend geht es über zwei weitere Fahrtage an die spanische Mittelmeerküste. Dort bleiben wir ungefähr eine Woche und möchten mit einem Mietwagen die Umgebung erkunden. Danach folgen einige Tage in Madrid und später die Weiterreise über Saragossa Richtung Girona.
An Orten, an denen wir mehrere Tage bleiben, kann ich bei Bedarf einzelne Termine einplanen. In Madrid würde ich diese beispielsweise eher auf den Morgen legen, damit uns anschließend der Tag für die Stadt bleibt. Während der längeren Fahrtetappen halte ich meinen Kalender dagegen möglichst frei.
Zuerst planen wir also unsere Reise. Wenn die Route steht, schaue ich, an welchen Tagen sich notwendige berufliche Termine sinnvoll unterbringen lassen.
Nicht alles wird im Voraus festgelegt
Bei einer vier- oder fünfwöchigen Reise möchten wir nicht schon Monate vorher wissen, wo wir an jedem einzelnen Abend sein werden.
Deshalb planen und buchen wir vor allem den ersten Teil der Reise relativ fest. Bei der Auswahl der Camping- und Stellplätze achten wir auf Komfort, ausreichende Stellplatzgröße, die Umgebung und darauf, was wir von dort aus unternehmen können. Die Voraussetzungen zum Arbeiten spielen ebenfalls eine Rolle, sind aber nur eines von mehreren Kriterien.
Nach Girona möchten wir die Reise wesentlich spontaner fortsetzen. Dann kommen wir wieder in Regionen, in denen wir uns bereits besser auskennen, und können kurzfristiger entscheiden, wo wir hinfahren und wie lange wir bleiben.
Im ersten Teil plane ich meine Arbeit nach unserer Reise. Im späteren, bewusst flexibleren Teil nimmt die Arbeit einen größeren Einfluss auf die Route.
Auch wie lange wir an einem Ort bleiben, kann dann von meinen Terminen abhängen. Für einen wichtigen Termin bleiben wir lieber etwas länger an einem Standort, von dem wir wissen, dass ich dort zuverlässig arbeiten kann.
Gerade weil wir für diesen Teil weniger im Voraus gebucht haben, können wir solche beruflichen Termine berücksichtigen, ohne bestehende Reisepläne ständig ändern zu müssen.
Was ich beruflich vor der Abreise vorbereite
Bevor wir zu einer längeren Reise aufbrechen, bereite ich auch meine laufenden Projekte entsprechend vor. Themen, bei denen kurzfristig gehandelt werden muss, stimme ich mit meinen Vertretungen ab und übergebe sie gegebenenfalls.
Bekannte Termine gleiche ich vorher mit unserer Reiseplanung ab. So weiß ich, an welchen Tagen wir an einem festen Standort und wann wir unterwegs sind.
Meine direkten Ansprechpartner und Mitarbeitenden wissen, dass ich unterwegs weiterhin arbeite, aber möglicherweise nicht immer genauso schnell reagieren kann wie im Büro. Je nach Kunde und System stelle ich zusätzlich einen Abwesenheitsassistenten ein und verweise dort auf meine Vertretung oder darauf, dass sich meine Antwort verzögern kann.
Dabei informiere ich allerdings nicht automatisch jeden darüber, dass ich gerade auf Reisen bin. Meine Erfahrung ist, dass diese Form des mobilen Arbeitens noch nicht überall gleichermaßen akzeptiert wird. Für meine Arbeit ist letztlich entscheidend, dass ich meine Aufgaben zuverlässig erledige und erreichbar bin – nicht, ob mein Schreibtisch gerade zu Hause, in einem Hotel oder im Wohnmobil steht.
Planung schafft uns Freiheit
Mobiles Arbeiten gibt uns die Möglichkeit, länger unterwegs zu sein und trotzdem meine beruflichen Aufgaben weiterzuführen. Damit das funktioniert, müssen wir unsere Reisen etwas anders planen – und manches haben wir dabei erst durch eigene, nicht immer ganz stressfreie Erfahrungen gelernt.
Je besser wir die notwendigen Arbeitszeiten und möglichen Risiken vorher berücksichtigen, desto weniger müssen wir uns während der Reise damit beschäftigen.
Genau das ist für uns der eigentliche Vorteil: Die Planung soll uns nicht einschränken, sondern möglichst viel Freiheit für das lassen, weswegen wir unterwegs sind – reisen, neue Orte entdecken und die gemeinsame Zeit genießen.